Flujo de caja a 13 semanas: cómo armarlo paso a paso en una distribuidora

La mayoría de las distribuidoras mira la caja de dos maneras: el saldo del banco de hoy y el presupuesto anual. La primera es demasiado corta para anticipar nada. La segunda es demasiado larga y demasiado gruesa para gestionar una semana floja. En el medio hay una herramienta que usan los equipos de finanzas cuando la caja importa de verdad: el flujo de caja a 13 semanas.

En este artículo vemos qué es, por qué 13 semanas, cómo se estructura la planilla línea por línea, cómo proyectar cada partida con datos reales y no con condiciones teóricas, cómo se conecta con el ciclo de conversión de efectivo y cómo usarla para armar escenarios.

1. Qué es el flujo de caja a 13 semanas

1.1 Definición

Es una proyección semanal de las entradas y salidas de efectivo de las próximas 13 semanas, que se actualiza todas las semanas: cuando pasa una semana, se compara lo real contra lo proyectado y se agrega una nueva al final.

1.2 Por qué 13 semanas

Trece semanas son un trimestre. Es un horizonte lo suficientemente largo como para ver venir un bache y negociar con tiempo, y lo suficientemente corto como para proyectar con datos concretos: facturas emitidas, vencimientos conocidos, compras confirmadas. Más allá de eso, la proyección se vuelve presupuesto.

1.3 Por qué semanal

La caja se rompe en semanas, no en meses. Un mes puede cerrar positivo y tener una semana en rojo en el medio, justo cuando vencen los sueldos o el despacho de un contenedor.

1.4 Método directo

El flujo a 13 semanas se arma por el método directo: cobros y pagos reales esperados, no un resultado contable ajustado. Es una herramienta de caja, no de rentabilidad.

2. La estructura de la planilla

Las columnas son las semanas 1 a 13 más un total. Las filas sugeridas:

Bloque	Línea
Saldo inicial	Caja y bancos al inicio de la semana
Cobranzas	Clientes principales (uno por fila), resto de la cartera, cheques en cartera por fecha de pago
Otros ingresos	Ventas de contado, otros
Pagos operativos	Proveedores locales, proveedores del exterior y despachos, fletes, sueldos y cargas sociales, alquileres y servicios
Impuestos	Según el calendario de vencimientos
Financiamiento	Préstamos (ingresos y cuotas), descuento de cheques o de facturas
Saldo final	Saldo inicial más ingresos menos egresos
Control	Piso mínimo de caja y diferencia contra ese piso

Dos recomendaciones. Separá en una fila cada uno a los diez o veinte clientes que más pesan. Y agregá la fila del piso mínimo, para que las semanas en riesgo se vean a simple vista.

3. Cómo proyectar cada línea

3.1 Cobranzas con días reales de pago

El error más común es proyectar con la condición pactada. Si un cliente tiene 30 días pero paga en promedio a 48, proyectá a 48. Calculá los días reales de pago por cliente, con la misma lógica del DSO, y aplicalos a las facturas abiertas. Para las ventas que todavía no se facturaron, usá el pronóstico de ventas con el mismo patrón de pago.

3.2 Cheques con fecha cierta

Si cobrás con cheques diferidos, los que ya tenés en cartera son cobranza con fecha conocida. Van en la semana de su fecha de pago, no en la semana en que los recibiste. Lo desarrollamos en cobranza con eCheq.

3.3 Proveedores con vencimientos

Las facturas de proveedores que ya recibiste tienen fecha. Las compras confirmadas que todavía no se facturaron también: estimá cuándo vas a recibir y pagar cada una. En importación, sumá anticipos, saldos, despacho y tributos en su semana. El detalle de esos componentes está en landed cost.

3.4 Sueldos, impuestos y fijos

Son los más fáciles: tienen fecha y monto conocidos. No los subestimes en las semanas de aguinaldo o de vencimientos anuales.

4. El ciclo de conversión de efectivo

El flujo a 13 semanas te dice cuándo falta plata. El ciclo de conversión de efectivo te dice por qué.

Ciclo de conversión de efectivo = Días de inventario + DSO - Días de pago a proveedores

Ejemplo: si tu inventario tarda 75 días en venderse, cobrás a 45 y pagás a tus proveedores a 40, tu ciclo es de 75 + 45 - 40 = 80 días. Durante 80 días, cada peso que entra en mercadería está financiado por vos.

Cada palanca del ciclo mueve el flujo: bajar los días de inventario (lo vemos en rotación de inventario), bajar el DSO o negociar plazos con los proveedores. La lógica completa del triángulo está en flujo de caja y capital de trabajo en distribución.

5. Escenarios

5.1 Tres escenarios mínimos

• Base: lo que esperás con el comportamiento actual.
• Estrés de cobranza: tus tres clientes más grandes se atrasan dos semanas.
• Estrés de compras: una compra de importación se adelanta o el flete sube.

5.2 Qué mirar

En cada escenario, la semana del saldo mínimo y cuánto te separa del piso. Si en el escenario de estrés quedás por debajo, todavía tenés tiempo para actuar: adelantar cobranza, reprogramar una compra o negociar financiamiento antes de necesitarlo.

6. La rutina semanal

1. Cargar el saldo real y los movimientos de la semana que pasó.
2. Comparar lo real contra lo proyectado, línea por línea, y anotar el motivo de los desvíos grandes.
3. Actualizar las cobranzas y los pagos de las semanas siguientes.
4. Agregar la semana 13.
5. Revisar escenarios y alertas.

Con los datos del ERP bien conectados, los pasos 1 y 3 se automatizan y la reunión semanal pasa a ser solo de decisiones.

7. Errores comunes

• Proyectar con la condición pactada. Tu caja real va a ser peor que la proyectada todos los meses.
• Contar el cheque como cobrado el día que se recibe. La plata llega en su fecha de pago.
• No comparar lo real contra lo proyectado. Sin esa comparación, la proyección no mejora nunca.
• Hacerlo una vez y abandonarlo. El valor está en la actualización semanal.
• Mezclar caja con resultado. Depreciaciones y devengamientos no van en esta planilla.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un flujo de caja a 13 semanas? Es una proyección semanal de cobros y pagos para el próximo trimestre, que se actualiza todas las semanas y se usa para anticipar los baches de caja.

¿Qué diferencia hay entre el flujo a 13 semanas y el presupuesto financiero? El presupuesto es anual, mensual y se basa en supuestos. El flujo a 13 semanas es semanal, de corto plazo y se basa en facturas, vencimientos y compras concretas.

¿El flujo de caja a 13 semanas se arma por el método directo o el indirecto? Por el método directo: cobros y pagos esperados, no un resultado contable ajustado.

¿Cada cuánto se actualiza el flujo de caja a 13 semanas? Todas las semanas. Cuando termina una semana se compara contra lo real y se agrega una nueva al final del horizonte.

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