Cobranza con eCheq y cheques diferidos: cómo gestionarla sin perder el control de la caja

En muchas distribuidoras argentinas, la cobranza no termina cuando el cliente paga. Termina cuando el cheque se acredita. Entre una cosa y la otra pueden pasar 30, 60 o 90 días más, y en ese tiempo la empresa sigue financiando al cliente aunque la factura figure como cancelada.

El eCheq hizo más fácil emitir, recibir, endosar y descontar cheques, pero no cambió esa lógica. En este artículo vemos qué es el eCheq y cuáles son sus reglas básicas, por qué el plazo del cheque tiene que entrar en tus días de cobro, cómo gestionar la cartera de cheques y cómo integrarla al flujo de caja sin contar como cobrado lo que todavía no se acreditó.

1. El eCheq en dos minutos

1.1 Qué es

El eCheq es el cheque electrónico promovido por el Banco Central de la República Argentina. Tiene las mismas funciones que el cheque en papel, pero se emite, endosa, avala, deposita, pone en custodia, cede y negocia por medios electrónicos, desde la banca online.

1.2 Las reglas que importan para cobrar

• Se emite desde una cuenta corriente, a favor de un CUIT, CUIL o CDI.
• Puede ser al día o de pago diferido, con un plazo máximo de 360 días desde su emisión.
• El beneficiario puede aceptarlo o repudiarlo.
• Se puede depositar a partir de la fecha de pago y hasta 30 días corridos después.
• Se puede endosar, y la cadena de endosos queda registrada.
• Se puede descontar o negociar antes de su fecha de pago, a cambio de una tasa y comisiones.

Los detalles operativos y los costos dependen de cada banco, así que conviene confirmarlos con el tuyo.

2. Los días de cobro reales incluyen el cheque

2.1 Tres fechas, no una

En cada cobranza con cheque hay tres fechas que importan:

1. El vencimiento de la factura.
2. La entrega del cheque.
3. La fecha de pago del cheque, que es cuando la plata está disponible, más el plazo de acreditación.

Si el cliente tiene 30 días, entrega el cheque el día 35 y el cheque es a 60 días, la venta se convierte en plata recién el día 95.

2.2 Qué pasa con el DSO

Si registrás la cobranza cuando recibís el cheque, tu DSO muestra 35 días. El real es 95. Conviene medir los dos: el DSO de gestión (cuánto tardás en conseguir el pago) y el DSO de caja (cuánto tardás en tener la plata).

2.3 El plazo del cheque es crédito

Aceptar un cheque a 60 días es extender el crédito 60 días más, y eso tiene un costo: el de financiarlo o el de descontarlo. Ese costo es parte del costo de servir a cada cliente.

2.4 Cuánto cuesta el plazo: un ejemplo

Ejemplo ilustrativo: una venta de 1.000.000 con un margen bruto del 15%, es decir, 150.000. El cliente paga con un cheque a 60 días. Si tu costo de financiamiento, propio o por descontar el cheque, es del 3% mensual, esos 60 días cuestan unos 60.000.

El 40% del margen de esa venta se fue en el plazo del cheque. Y en la planilla de rentabilidad del vendedor la venta figura con el margen completo. Por eso el plazo del cheque tiene que tener precio y tiene que entrar en el margen real de cada cliente.

3. La cartera de cheques

3.1 Vencimientos por semana

Ordená la cartera por fecha de pago y agrupala por semana. Es cobranza con fecha cierta, y es el insumo más confiable de tu proyección de caja.

3.2 Concentración por librador

Un mismo librador puede aparecer en muchos cheques, propios o endosados por tus clientes. Si un librador concentra una parte importante de tu cartera, su riesgo es tu riesgo.

3.3 Historial de rechazos

Registrá los rechazos por cliente y por librador. Un cliente que tuvo cheques rechazados necesita otras condiciones, aunque después haya regularizado.

3.4 Endosos a proveedores

Si endosás cheques para pagarles a tus proveedores, registrá qué cheque fue a quién. Un cheque endosado que se rechaza vuelve, y tiene que aparecer en tu caja como un pago que no se hizo.

3.5 Conciliación

Cada cheque tiene que poder vincularse con las facturas que cancela y con su acreditación en el banco. Sin esa conciliación aparecen diferencias que nadie puede explicar. Lo vimos en conciliación automática.

4. Una política de cobranza con cheques

• Plazo máximo aceptado por cliente, según su historial y su margen.
• Precio del plazo: un recargo por cheques a plazo largo, o un descuento por pago al día o por transferencia. El plazo que no tiene precio se estira solo.
• Límite de cheques en cartera por cliente y por librador.
• Seguimiento de promesas: "te mando el cheque el viernes" es una promesa de pago, y se sigue como tal.

5. Integrar los cheques al flujo de caja

5.1 Fecha de pago, no de recepción

En el flujo de caja a 13 semanas, cada cheque va en la semana de su fecha de pago, más el plazo de acreditación.

5.2 El descuento como financiamiento

Descontar cheques es una fuente de financiamiento con un costo concreto. Conviene que figure en la proyección como tal, en la semana en que se decide, y no como cobranza.

5.3 Escenario de rechazo

Incluí un escenario con el rechazo de los cheques de mayor monto o de los libradores más concentrados. Si ese escenario te deja por debajo del piso de caja, la cartera está demasiado concentrada.

6. Errores comunes

• Dar por cobrada la factura cuando llega el cheque.
• No medir la concentración por librador.
• Aceptar cualquier plazo sin ponerle precio.
• No registrar qué cheques se endosaron y a quién.
• Proyectar la caja con la fecha de recepción del cheque.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un eCheq? Es el cheque electrónico promovido por el Banco Central de la República Argentina. Tiene las mismas funciones que el cheque en papel y se emite y gestiona desde la banca online.

¿Cuál es el plazo máximo de un eCheq de pago diferido? 360 días desde su emisión.

¿Hasta cuándo se puede depositar un eCheq? Desde su fecha de pago y hasta 30 días corridos después.

¿Cómo afecta el cobro con cheques diferidos al DSO? Si el cobro se registra cuando llega el cheque, el DSO no muestra el plazo del cheque. Para la caja, el DSO real tiene que contar hasta la fecha de pago del cheque.

Cómo nBlock ordena la cobranza y la caja

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